Prijslijsten onderhouden via MS Excel
Introductie
Prijslijsten kunt u eenvoudig en snel onderhouden in Excel, waarbij u gebruik kunt maken van alle functionaliteit die Excel u biedt. In Excel kunt u, nadat u de prijslijst heeft aangepast, via het menupad [Exact Globe Next, Bijwerken] of de knop 'Bijwerken' 
de aangepaste gegevens doorvoeren in de database. Via een speciale functie kunt u de aangepast prijslijst daarna weer importeren in uw administratie in Exact Globe Next.
U kunt het onderhouden van de verkoopprijslijsten via Excel als volgt activeren:
Vanuit Exact Globe Next:
- In Exact Globe Next via de menupaden [Factuur, Prijzenbeheer, Excel prijslijsten], [Order, Prijzenbeheer, Excel prijslijsten], [POS, Prijzenbeheer, Excel prijslijsten] en [Service, Service contracten, Excel prijslijsten]
In Excel
- Via het menupad [Exact Globe Next, Verslagen, Prijslijsten]
De prijslijsten en/of afspraken per artikelgroep worden bij het afdrukken of onderhouden niet getoond.
Uitleg van de velden
Afdrukken/Onderhouden
Boven aan het scherm kunt u kiezen tussen 'Afdrukken' en 'Onderhouden'. Deze optie is alleen beschikbaar als u de prijslijst heeft opgevraagd via de menupaden [Order/Factuur, Prijzenbeheer, Prijslijsten (Excel-pictogram)] in Exact Globe Next. Als u 'Afdrukken' selecteert, worden de prijzen alleen getoond. U kunt de prijslijsten in de database dan niet bijwerken. Als u 'Onderhouden' selecteert, heeft u deze mogelijkheid wel.
Onderstaande velden zijn alleen beschikbaar als u het overzicht heeft opgevraagd in Excel (via de Add-in) via het menupad [Exact Globe Next , Verslagen, Prijslijsten] of de knop 'Verslagen' 
.
Administratie
Hier kunt u opgeven uit welke administratie Excel de gegevens moet halen. Als u hier de waarde 'Standaard' laat staan, worden altijd de gegevens uit de standaardadministratie getoond. Als u hier een bepaalde administratie selecteert, worden altijd de gegevens van de betreffende administratie getoond.
Het voordeel van het gebruik van de waarde 'Standaard' is dat hetzelfde overzicht voor alle administraties kan worden gebruikt. U hoeft alleen de standaardadministratie te wijzigen om de juiste gegevens te zien te krijgen.
Nieuwe administratie
Met deze knop kunt u eventueel een andere administratie openen .
Genereren
Hier staat het type overzicht dat u heeft geselecteerd, bijvoorbeeld 'Prijslijsten'. Via de andere menu's onder [Exact Globe Next, Verslagen] kunt u ook andere overzichten genereren. Als u de prijslijsten heeft opgevraagd via de knop 'Verslagen' , kun u hier ook andere verslagen kiezen.
Sectie Traject
Tonen
Hier kunt u kiezen tussen 'Prijslijsten' en 'Prijsafspraken'. Met de optie 'Prijslijsten' kunt u een prijslijst invoeren of wijzigen, die vervolgens voor alle debiteuren geldt waarbij u deze prijslijst gebruikt. Met de optie 'Prijsafspraken' kunt u prijzen invoeren die slechts voor een bepaalde debiteur gelden.
Voorbeeld:
U verkoopt fietsen en geeft standaard 10% korting bij afname van minimaal twee stuks. Met één debiteur heeft u afgesproken dat deze 12% korting krijgt bij afname van minimaal twee stuks. Via de optie 'Prijslijsten' genereert u dan eerst een prijslijst voor alle debiteuren, waarbij u bij een aantal van 2 een prijslijst opgeeft van 90% van de standaardprijs. Vervolgens genereert u via de optie 'Prijsafspraken' voor die ene debiteur, waarbij u bij een aantal van 2 een prijslijst opgeeft van 88% van de standaardprijs.
Prijslijst
In dit veld kunt u de prijslijst selecteren waarvan u de prijzen wilt invoeren of wijzigen.
Debiteur
Dit veld is alleen beschikbaar als 'Prijsafspraken' is geselecteerd bij het veld 'Tonen'. In dat geval kunt u prijsafspraken invoeren die slechts voor de geselecteerde debiteur gelden.
Geldig van
Hier kunt u een 'geldig van' traject opgeven. Alleen de artikelen waarvan de 'geldig vanaf'-datum in de prijslijst, binnen het hier opgegeven traject valt worden getoond. Afhankelijk van de door u de tonen gegevens kunt u een van beide velden leeglaten.
Geldig t/m
Hier kunt u een 'geldig t/m' traject opgeven. Alleen de artikelen waarvan de 'geldig t/m'-datum in de prijslijst, binnen het hier opgegeven traject valt worden getoond. Afhankelijk van de door u de tonen gegevens kunt u een van beide velden leeglaten.
Voorbeeld
Er zijn vier artikelen. De geldigheidperiode van de artikelen is aangegeven middels de rode pijlen.
Bij de velden 'Geldig van' vult u in '4 januari' en '6 januari'. Hiermee geeft u aan dat de 'geldig vanaf'-datum binnen dit traject dient te vallen. Bij de velden 'Geldig t/m' vult u in '9 januari' en '11- januari'. Hiermee geeft u aan dat de 'geldig t/m'-datum binnen dit traject dient te vallen. Omdat u zowel bij 'Geldig van' en 'Geldig t/m' een datumtraject heeft opgegeven dienen en beide voorwaarden te worden voldaan. In het bovenstaande voorbeeld voldoet alleen artikel C aan deze voorwaarden.
Artikel
Als u hier een of meer artikelen opgeeft, wordt de geselecteerde prijslijst alleen getoond voor deze artikelen. U kunt dus ook alleen voor deze artikelen de prijslijst eventueel aanpassen.
Artikelgroep
Hier kunt u een of meer artikelgroepen opgeven. Alleen artikelen die gekoppeld zijn aan een geselecteerde artikelgroep, worden getoond.
Prijsafspraken
Dit veld is alleen beschikbaar wanneer 'Prijsafspraken' is geselecteerd bij het veld 'Tonen'. Als u dit veld aanvinkt, worden in het overzicht (ook) de prijsafspraken getoond die voor de geselecteerde debiteur gelden.
Prijslijsten
Als u dit veld aanvinkt, worden alle prijslijsten getoond die voor alle debiteuren gelden. Deze prijslijsten kunt u vervolgens eventueel wijzigen.
Verkoopprijzen
Als u dit veld aanvinkt, worden alle artikelen getoond waarvoor geen prijslijsten of prijsafspraken gelden.
Opmerking: De mogelijkheden zijn afhankelijk van of u boven in het scherm
'Afdrukken' of 'Onderhouden' heeft geselecteerd.
Van toepassing op 'Afdrukken' en 'Onderhouden':
Wanneer u bij 'Tonen' de optie 'Prijsafspraak' heeft geselecteerd, is hier
de optie 'Prijsafspraken' aangevinkt en kunt u deze niet uitvinken. Er worden
dan alleen alleen artikelen getoond waarvoor prijsafspraken gelden.
Wanneer u bij 'Tonen' de optie 'Prijslijsten' heeft geselecteerd en u
alleen 'Prijslijsten' aanvinkt, worden alleen artikelen getoond waarvoor
prijslijsten gelden.
Wanneer u bij 'Tonen' de optie 'Prijslijsten' heeft geselecteerd en u
alleen 'verkoopprijzen' worden alleen artikelen getoond waarvoor geen
prijslijsten gelden.
Van toepassing op 'Afdrukken':
Wanneer u bij 'Tonen' de optie 'Prijsafspraak' heeft geselecteerd, en u
alleen 'Verkoopprijzen' aanvinkt, worden alleen artikelen getoond waarvoor geen
prijsafspraken gelden.
Assortimenten
Als u voor 'Assortimenten' kiest, wordt een selectiescherm waar u één of meerdere assortimenten kunt selecteren. Eén assortiment selecteert u door op dit assortiment te dubbelklikken. Meerdere assortimenten kunt u selecteren door middel van de SHIFT of CONTROL toets en vervolgens te kiezen voor 'Selecteren'.
Als u filtert op assortimenten worden alleen artikelen van de geselecteerde prijslijst of -afspraak getoond (veld prijslijst), die behoren tot de geselecteerde assortimenten.
Tevens ziet u achter de knop 'Assortimenten' de tekst 'In gebruik' en een groene vink staan, zodat duidelijk is dat het filter actief is.
Sectie Tonen
Kolommen
Hier kunt u selecteren hoeveel extra kolommen u in het Excel-overzicht wilt zien.
Voorbeeld
Voor bepaalde artikelen wordt 5% korting gegeven bij een afname vanaf 5 stuks, 10% korting bij een afname vanaf 25 stuks en 20% korting bij een afname vanaf 100 stuks. In dat geval is er drie keer een aantal + korting opgegeven en zijn er daarom minimaal drie extra kolommen nodig om alle gegevens te tonen of in te kunnen voeren. In dat geval vinkt u het veld '3' aan.
Sectie Extra
Welke velden er in de sectie extra worden getoond is afhankelijk van of u boven in het scherm de optie 'Afdrukken' of 'Onderhouden' heeft geselecteerd.
Aanwezige velden bij de optie 'Afdrukken'.
Aanwezige velden bij de optie 'Onderhouden'.
Groepeer op
Hier kunt u kiezen tussen 'Geen' en 'Artikelgroep'. Als u 'Geen' selecteert, worden de artikelen gesorteerd op artikelcode. Als u kiest voor 'Artikelgroep', worden de artikelen gegroepeerd op artikelgroep. Dit kan nuttig zijn als het overzicht veel artikelen bevat. Wanneer u bij 'Tonen' in de sectie 'Traject' de optie 'Prijsafspraken' heeft geselecteerd heeft u tevens de mogelijkheid om de gegevens te groeperen op debiteur.
Tonen
Dit veld is alleen beschikbaar als u de prijslijst heeft opgevraagd via het menupad [Order/Factuur, Prijzenbeheer, Prijslijsten (Excel-pictogram)]. Als u boven aan het selectiescherm heeft gekozen voor 'Afdrukken', heeft u hier de keuzes: 'Prijzen', 'Kortings-%' en 'Beide'.
Als u boven aan het selectiescherm heeft gekozen voor 'Onderhouden', heeft u hier de keuzes: 'Kortings-%', Kortingsbedrag' en 'Nieuwe prijs'.
Verkoopprijs
Als u dit veld aanvinkt, wordt in het overzicht ook de gewone verkoopprijs getoond.
Aantallen
Dit veld is alleen zichtbaar als u boven aan het selectiescherm 'Afdrukken' heeft geselecteerd. Als u dit veld aanvinkt, worden de aantallen waarvoor geldt, getoond in het overzicht.
Kostprijs
Dit veld is alleen zichtbaar als u boven aan het selectiescherm 'Afdrukken' heeft geselecteerd. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt tevens de kostprijs van de artikelen in het verslag getoond.
Artikelcode klant
Dit veld is alleen zichtbaar als u boven aan het selectiescherm 'Afdrukken' heeft geselecteerd. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt tevens de artikelcode van de klant van de artikelen in het verslag getoond.
Looptijd
Dit veld is alleen zichtbaar als u boven aan het selectiescherm 'Afdrukken' heeft geselecteerd. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt tevens de geldig vanaf en geldig t/m datum van de van de artikelen in de prijslijst/prijsafspraak getoond.
Selectiecriteria
Dit veld is alleen zichtbaar als u boven aan het selectiescherm 'Afdrukken' heeft geselecteerd. Als u dit veld aanvinkt, wordt in het overzicht ook aangegeven voor welk land en welk datumtraject de prijslijst geldt.
Taal van de omschrijvingen
Dit veld is alleen zichtbaar als u boven aan het selectiescherm 'Afdrukken' heeft geselecteerd.
Hier kunt u aangeven in welke taal u de artikelomschrijvingen wilt zien.
Sectie Opties
Genereren: Prijslijst
Dit veld is alleen beschikbaar als u boven aan het selectiescherm 'Onderhouden' heeft geselecteerd.
Als u dit veld aanvinkt, wordt automatisch een prijslijst gegenereerd voor alle artikelen die u heeft geselecteerd. De velden eronder bepalen welke prijslijsten gegenereerd zullen worden.
Aantal
Dit veld is alleen zichtbaar als u boven aan het selectiescherm 'Onderhouden' heeft geselecteerd en is alleen beschikbaar als u tevens 'Genereren: Prijslijst' heeft aangevinkt. Hier kunt u opgeven vanaf welk aantal de opgegeven korting (veld 'Verkoopprijs: Kortings-%) geldt. Bij een afname vanaf minimaal 25 stuks krijgt uw klant bijvoorbeeld 10% korting.
Verkoopprijs: Kortings-%
Dit veld is alleen zichtbaar indien u boven aan het selectiescherm 'Onderhouden' heeft geselecteerd en is alleen beschikbaar als u tevens 'Genereren: Prijslijst' heeft aangevinkt. Hier kunt u het kortingspercentage opgeven dat geldt bij afname van een bepaald aantal (veld 'Aantal'). Met deze korting wordt een prijslijst gegenereerd op basis van de originele verkoopprijs.
Als u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op de knop 'Start' om naar Excel te gaan.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een Excel-werkblad. U kunt het bewerken zoals u wilt. Via het menupad [Exact Globe Next, Bijwerken] of de knop 'Bijwerken' , kunt u de aangepaste gegevens vervolgens weer opslaan in de database. Doordat u in Excel kunt kiezen voor 'Bijwerken', is het ook mogelijk om buiten Exact Globe Next aan de prijslijst te werken. Als het onderhoud aan de prijslijst klaar is, kunt u de prijslijst weer importeren in Exact Globe Next. Op deze manier voorkomt u dat een artikelbestand lang open heeft staan, waardoor uw collega's tijdelijk geen toegang hebben tot het bestand.
Als u een prijslijst via de Excel Add-in onderhoudt, kunt u niet alleen de prijzen aanpassen, maar ook de eenheid en de geldigheidsduur van elk artikel in de verkoopprijslijst.
Het datumformaat van de datumtraject voor de geldigheidsduur is afhankelijk van de instellingen in het menupad [Start, Instellingen, Configuratiescherm, Landinstellingen].
Opmerking: combinaties van de volgende gegevens in de tabel van de verkoopprijslijsten moeten uniek zijn, omdat ze de sleutel van een record in de tabel bepalen:
- Prijslijstcode
- Artikelcode
- Relatiecode
- Geldig vanaf
- Geldig t/m
- Eenheidcode
Daarom wordt er een nieuw record aangemaakt als u de eenheid of de geldigheidsduur aanpast. Om deze extra regel ook op het scherm te zien, selecteert u het menupad [Exact Globe Next, Actualiseren] of klikt u op de knop 'Actualiseren'. Indien het nieuwe record echter al bestaat (en dus geen unieke sleutel heeft), zal het bestaande record worden overschreven.
Gerelateerde onderwerpen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
04.188.824 |
| Assortment: |
Exact Globe+
|
Date: |
26-09-2022 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |